Si eres cliente de nuestra herramienta de facturación online y necesitas financiar tu negocio, desde ya ponemos a tu disposición la posibilidad de solicitar una línea de crédito de hasta 100.000 euros, de forma fácil y rápida, sin necesidad de presentar papeleo o avales, gracias a la integración de Sage One con Spotcap.

¿Cómo funciona?

Para poder optar al estudio de financiación, la cuenta de tu empresa deberá contar con un año o más de actividad en la herramienta Sage One y un mínimo de facturación anual de 50.000 euros. Si cumples estos requisitos,  sigue leyendo.

Solicita Financiación para autónomos y pymes sin papeleos ni avales. Sage One con Spotcap
Solicita Financiación para autónomos y pymes sin papeleos ni avales. Sage One con Spotcap

Haciendo clic en el siguiente enlace te encontrarás en la página de registro de la plataforma Spotcap. La solicitud es completamente gratuita y sin compromiso, cuyo proceso no te llevará más de 2 minutos.  Basta con incluir la información básica de tu negocio (forma jurídica, tiempo en funcionamiento).  A continuación, podrás conectar Spotcap con tu software de gestión Sage One. Dando acceso a los datos de tu negocio, eliminas todos los papeleos innecesarios, así como el tiempo de gestión que llevaría normalmente sin la conexión a Sage One, obteniendo la respuesta de forma casi inmediata. Sage One ya cuenta con toda la información necesaria para que la aplicación realice el cálculo y analice la situación financiera de tu empresa.

En cuestión de unas pocas horas, sabrás si el crédito te ha sido concedido y la cantidad concreta a la que puede acceder tu empresa. Dispondrás de tu línea de crédito tras la confirmación de las condiciones y podrás utilizarla dónde y cuándo quieras.

Es así de sencillo. Solicita ya financiación para tu empresa en Spotcap a través de tu cuenta en Sage One.

Una tienda online exitosa la define, en primer lugar, una buena plataforma. Tiene que ser profesional, segura y eficaz por lo que decidir no es fácil. Existen muchas opciones, por lo que te presentamos una lista de plataformas disponibles con sus ventajas y desventajas:

Cloud Computing

Prestashop

Ventajas:

  • Es ideal para pequeños y medianos proyectos
  • Funciona muy bien con servidores compartidos
  • El panel de administración es amigable
  • Ofrece muchos módulos gratuitos
  • Tiene muchas plantillas gratuitas y con un diseño profesional
  • Permite integrar ERPs
  • El posicionamiento SEO funciona muy bien

Desventajas:

  • No todas sus plantillas funcionan bien en dispositivos móviles
  • No es fácil hacer fichas de productos complejas
  • No es escalable

Shopify:

Ventajas:

  • Es ideal para pequeños negocios
  • Es muy fácil de usar
  • Es un software en la nube, por lo que no necesitas un servidor
  • Sus plantillas tienen un diseño profesional con atención a la estética
  • Es robusto.

Desventajas:

  • Debes pagar para cambiar o personalizar el código
  • El posicionamiento SEO no es eficaz
  • No es escalable
  • No tiene multi-tienda

OptimizedStores

Ventajas

  • Orientada y diseñada para optimizar el SEO y mejorar la conversión (ventas).
  • Ideal para emprendedores por su bajísima inversión inicial.
  • Muy usable e intuitiva, por lo que se puede autogestionar fácilmente.
  • Actualizaciones y mejoras automáticas y periódicas sin coste adicional.
  • Cuenta con tienda en Facebook que puedes integrar en tu página de fans.

Desventajas

  • No es multitienda.
  • No se integra con ERPs.
  • No tiene una gran variedad plantillas.

WooCommerce

Ventajas:

  • Es ideal para pequeños negocios
  • Funciona bien en servidores compartidos
  • Panel de administración amigable y con muchos tutoriales
  • Gran variedad de plantillas gratuitas, con diseños cuidados y aptas para dispositivos móviles.
  • El posicionamiento SEO funciona muy bien

Desventajas:

  • Funciona a base de plugins, por lo que debes ser muy cuidadoso con las actualizaciones.
  • No es escalable
  • No es multitienda
  • No cuenta con suficientes funcionalidades

Magento

Ventajas:

  • Es ideal para proyectos grandes
  • Tiene multi-tienda
  • Incluye todas las formas de pago
  • Tiene una gran oferta de módulos y plantillas
  • Permite integrar ERPs
  • El posicionamiento SEO funciona muy bien
  • Es robusto y estable
  • Es fácil crear fichas de producto
  • Se adapta perfectamente a todos los dispositivos móviles

Desventajas:

  • No funciona en un servidor compartido, debes adquirir uno dedicado
  • El panel de administración no es amigable
  • Es difícil de usar y requiere la asistencia de un programador
  • Corres el riesgo de que tu tienda tarde mucho en cargarse, lo que ahuyentará a tus clientes

Opencart

Ventajas:

  • Es ideal para comercios medianos
  • Es de código abierto
  • Funciona muy bien en servidores compartidos
  • Es muy fácil de instalar y utilizar, por lo que es perfecta para principiantes
  • Tiene muchos módulos para personalizar la tienda
  • Ofrece opiniones acerca de productos y ratings, que son opciones atractivas para el comprador y ayudan a posicionar la tienda en Google

Desventajas:

  • No tiene una buena variedad de plantillas
  • Es difícil de personalizar
  • No permite manejar con facilidad los impuestos de distintos países

Todas las plataformas cuentan además con cuentas de email personalizadas según el dominio y guías muy útiles sobre cómo sacarles el mejor partido. Además casi todas tienen las opciones de usar su aplicación de escritorio, o desde el navegador, importante para poder conectarte a tu negocio en cualquier momento y lugar.

Tu negocio habitualmente también necesitará de un software de gestión online que te permita analizar su rendimiento y llevar la contabilidad al día sin complicarte innecesariamente.

Por eso y al igual que con el ecommerce, la mejor plataforma de contabilidad online es la aquella que se adapte a tu negocio. No todos requieren las mismas funcionalidades.

El primer factor a tener en cuenta será que dicho programa de gestión pueda integrarse en la plataforma de ecommerce. Una buena ayuda será también que puedas probarlo sin compromisos ni coste alguno durante un tiempo determinado.


Es comprensible que el riesgo nos obligue a pensar dos veces si queremos emprender, ya que iniciar un negocio es una inversión considerable de dinero, tiempo y energía. Precisamente por eso es importante no permitir que el miedo nos detenga o distraiga.

¿Cómo minimizar el riesgo antes de emprender?
¿Cómo minimizar el riesgo antes de emprender?

El primer paso para controlar el miedo al riesgo es entender la aventura en la que te estás embarcando. Aquí te ofrecemos algunos aspectos a tener en cuenta:

1. Conoce tus recursos y objetivos

El riesgo en un negocio depende de dos cosas: lo que se invierte y lo que se espera ganar. Por lo tanto, para tenerlo bajo control debes comenzar por evaluar:

  • Tus recursos: haz una lista exhaustiva de lo que tienes, así tendrás claro cuánto puedes invertir. No lo inviertas todo, guarda un respaldo para responder antes posibles incidentes.
  • El margen de beneficio: se puede obtener con una sencilla fórmula, pero debes tener un aproximado de lo que puedes ganar, considerando gastos como materiales y desplazamientos, ¡no olvides tomar en cuenta que tu trabajo también tiene un precio!

2. Mantén tu empleo

Procura mantener tu empleo hasta que tu negocio esté estable. Hacer las dos cosas sin volverse loco es posible y te permitirá mantener tu economía estable y sentirte más seguro.

No obstante, debes tener en cuenta que si tu nuevo negocio pertenece al mismo sector que tu trabajo actual, puedes incurrir en riesgo de competencia desleal.

3. Ahorra en casa

Cuando uno inicia un negocio las finanzas personales y las profesionales se mezclan, ya que aunque contemos con financiamiento siempre terminamos poniendo dinero de nuestro bolsillo. Es muy importante que durante el periodo inicial seas cuidadoso con los gastos de la economía doméstica. No se trata de privarse de todo, sino de valorar con sabiduría en qué gastos personales es conveniente ahorrar para invertir en tu negocio.

4. Capital social

Las relaciones personales pueden hacer la diferencia entre el éxito o fracaso de un proyecto. Ten claro desde un principio quiénes pueden ayudarte y cómo, para que tu negocio nazca acompañado por una red de amigos y profesionales que te ayuden a difundirlo, mejorarlo y solucionar posibles problemas.

5. Pospón los gastos fijos

Los gastos fijos son cosa de los negocios establecidos, al empezar siempre es mejor reducirlos al mínimo. Puedes, por ejemplo, evitar pagar el alquiler de un local montando tu tienda online. No hace falta ser un experto en ecommerce, ya que existen soluciones online.

6. Facilita la gestión

Uno de los principales retos del emprendedor es aprender sobre gestión empresarial. Deberás incursionar en áreas que quizá no conozcas, como la creación de presupuestos y la contabilidad, por lo que puedes buscar asesoría online y aprovechar los software online especializados y sus periodos de prueba gratuitos.

Nada puede garantizarte que abrir tu propio negocio no será arduo, pero controlar y minimizar el riesgo no es sólo cosa de grandes economistas. Para lograrlo basta con emprender de forma inteligente y organizada.

En los últimos años el crecimiento de las pymes no ha dejado de dar la nota en la actualidad empresarial y no es para menos. Según el Directorio Central de Empresas (DIRCE), en España existen aproximadamente 3.110.552 pymes. Nada menos que el 99,88% de las empresas del país.

Mientras que las empresas grandes se concentran fundamentalmente en el sector servicios (60,9%) y la industria (21,2%), las pymes se distribuyen en todos los sectores. Veamos de qué tamaño son y qué importancia tienen en cada sector.

Tamaño de las pymes en España
Tamaño de las pyme en España

Industria:

El sector industrial es el menos desarrollado en España, ya que existen únicamente 199.483 empresas dedicadas a él. Un 6,4% del total del tejido empresarial. De éstas, el 99,6% son pymes:

  • El 38,4% son micro sin asalariados,
  • 47,4% son micro con asalariados,
  • 11,7% son pequeñas y
  • 2,1% son medianas.

Construcción:

Tras los grandes golpes sufridos en los últimos años, hoy existen en España 408.443 empresas registradas en este sector, casi todas (99,9%) son pyme:

  • 61,5% son autónomos,
  • 35,3% son micro con asalariados,
  • 2,9% son pequeñas y
  • 0,3% son medianas.

Comercio:

El sector comercio representa el 24,3% de la actividad empresarial en el país y, contrario a lo que podría pensarse ante la proliferación de las grandes superficies comerciales, el 99,9% de los comercios son pymes:

  • El 49,9% son micro sin asalariados,
  • 47% son micro con asalariados,
  • 2,7% son pequeñas y
  • 0,4% son medianas.

Resto de Servicios:

Esta categoría engloba al mayor número de empresas españolas: 1.749.630, que suponen el 56,2%. Aquí las pyme también tienen el dominio indiscutible con un 99,99% de las empresas:

  • 55,1% son micro sin asalariados,
  • 42,2% son micro con asalariados,
  • 3,5% son pequeñas y
  • 0,6% son medianas

La distribución por tamaños es bastante parecida entre todos los sectores, aunque algunos datos son significativos, como que más de la mitad de las empresas dedicadas a la construcción estén encabezadas por un autónomo sin asalariados. En el lado opuesto se encuentran el sector industrial, que muestra un porcentaje significativamente mayor de empresas pequeñas, probablemente debido a la inversión en tecnología y recursos humanos que requiere.

Comidas, construcción y transporte

Si se mira más de cerca la distribución de las pymes por sector destaca que el mayor porcentaje de ellas se concentra en el rubro “establecimiento de bebidas” (5,7%), seguido por el de “construcción de edificios” (4,8%) y el de “transporte de mercancías por carretera y servicios de mudanza” (3,4%).

Como puede verse, ningún sector es demasiado grande para un pequeño negocio y todo es cuestión de contar con el conocimiento y apoyo adecuados.

Por eso, si estás pensando en emprender recuerda que tienes muchas opciones de financiación, como estas ayudas para presentar antes de fin de año, así como potentes soluciones contabilidad online y facturación para pymes, como Sage One, el cual puedes probar gratis durante un mes.

Una de las consecuencias del protagonismo de las pymes y autónomos en la actualidad empresarial es el surgimiento de más y mejores ayudas y subvenciones que buscan fortalecer su peso en la economía y la creación de empleo.

Ayudas para emprendedores y empresas 2016
Ayudas para emprendedores y empresas 2016

Ya hemos hablado de las ayudas a presentar antes de que termine el 2015, ahora te descubrimos algunas de las que puedes beneficiarte en 2016.

Iniciativa PYME

Es una de las grandes novedades de fin de año, ya que permitirá a más de 40.000 pymes y autónomos acceder a 4.000 millones de euros en créditos. Con esta iniciativa el gobierno apoya la emisión de créditos asumiendo el 50% del riesgo de crédito de las entidades financieras. Aunque los acuerdos ya fueron firmados, habrá que esperar un poco a que la iniciativa se ponga en marcha, después puedes consultar los detalles en tu entidad bancaria.

Emprendetur

Este programa forma parte del Plan Nacional e Integral del Turismo. Está destinado a dar ayudas a pymes que operen en España y se dediquen al sector turismo. Dentro del Programa Emprendetur existen ayudas más específicas:

  • Programa Emprendetur I+D+I: para a apoyar la investigación y el desarrollo de proyectos innovadores en el sector turístico.
  • Emprendetur Internacionalización: para empresas creadas en España que deseen incursionar en el comercio internacional, siempre que su índice de exportación no rebase el 40% de su facturación.

Línea ICO Innovación Fondo Tecnológico: son las ayudas que el Instituto de Crédito Oficial ofrece a las pymes innovadoras. Para acceder a ellas es necesario demostrar que tu empresa es innovadora, lo que puedes conseguir de dos formas:

– que haya sido valorada  como innovadora por el Ministerio de Economía y que figuren en una relación que se publicará para tal efecto en su web o

– que su actividad se encuentre bajo los códigos nacionales de actividades económicas calificados como de media o alta tecnología por el INE.

Ayudas locales

Las comunidades autónomas suelen destinar una parte de su presupuesto en ayudas al emprendimiento y la creación de empleo locales. Sin duda éstas no estarán fuera del presupuesto de 2016, así que comienza desde ahora a revisar las convocatorias de tu comunidad.

Todas estas ayudas ofrecen excelentes opciones de financiación, con créditos de bajo riesgo. Otra forma de inyectar liquidez a tu negocio es echando mano de las bonificaciones que la Ley de Emprendedores ha creado para incentivar el empleo.

Si quieres, puedes leer un repaso de las ayudas a emprendedores 2015.

Sage One también busca ayudarte en tu negocio. Descubre la solución online a la medida de tu empresa y solicita tu prueba gratuita.

La importancia de las pymes en la actualidad empresarial es hoy incuestionable, basta con decir que de las 3.114.361 empresas que hay en España, el 99,88% son pymes y que ocupan al 66% de los trabajadores españoles. Para comprender estos sorprendentes datos es necesario conocer cómo son las pymes españolas en 2015.

¿Cómo han evolucionado las pymes en 2015?

Muchas pymes y muy pequeñas.

Se clasifican como pyme aquellas empresas que tienen de 0 a 249 asalariados, pero existen, en función de su tamaño, cuatro tipos. Cada uno de ellos supone un porcentaje distinto del total de pymes españolas:

  • Micro sin asalariados: es decir, autónomos que se han constituido como empresa.
    Hay 1.670.329 registradas, suponen el 53,6% del total.
  • Micro con asalariados: son aquellas que tienen de 1 a 9 asalariados.
    Hay 1.314.398 registradas, el 42,2%
  • Pequeñas: las que tienen entre 10 y 49 asalariados.
    Hay 107.784 registradas, el 3,5%.
  • Medianas: las que tienen entre 50 y 249 asalariados.
    Hay 18.011 registradas, el 0,6%.

En contraste, existen únicamente 3.839 grandes empresas (con más de 250 asalariados), que representan el 0,2% del tejido empresarial total.

Es normal que las empresas más pequeñas tengan mayor peso, aunque España tiene algunas diferencias llamativas respecto a la Unión Europea:

  • Las microempresas suponen el 95,8% del total de empresas, mientras que en la UE suponen el 92,4%. Es decir, que están 3,4 puntos porcentuales por encima.
  • Por el contrario, las empresas pequeñas suponen en España un 3,5%, están 2,9 puntos porcentuales por debajo del 6,4% de la Unión Europea.

Pymes creadoras de empleo

Pese a su reducido tamaño, las pymes en España ocupan al 66% del total de trabajadores, de los cuales:

    • 32,6% trabaja en microempresas
    • 18,6% en empresas pequeñas
    • 14,8% en medianas.

Pese a su menor porcentaje, las grandes empresas generan 34% de los puestos de trabajo.

En la Unión Europea, las pymes representan el 66,6% de los puestos de empleo, pero existen algunas diferencias en el reparto:

    • El porcentaje de empleados en microempresas en la UE es de 28%, es decir que está 4 puntos porcentuales por debajo de España.
    • Por el contrario, el porcentaje de empleados en empresas pequeñas y medianas en la UE es mayor, con un 20,7% y un 17,4% respectivamente.

Mirando hacia atrás

El fin de año traerá consigo nueva información sobre cómo han evolucionado las pymes en 2015 y para comprenderla siempre es útil echar un vistazo a las predicciones del año anterior.

De acuerdo con la Radiografía sobre pymes elaborada por el observatorio de Sage en 2014, a pesar de la crisis económica, 48% de los pequeños empresarios consideraban que en el transcurso del año su situación permanecería estable y tendría mejorías.

En ese entonces, la mayor demanda de las pymes era la reducción de impuestos, por lo que será de especial interés conocer los resultados presentados en 2016, donde se harán visibles las consecuencias de las rebajas del IRPF puestas en marcha a la luz de la Ley de Emprendedores.

Constituirse como empresa puede parecer complicado, por lo que muchos profesionales prefieren darse de alta como autónomos al emprender su negocio, sin embargo existen algunas diferencias fundamentales entre autónomos y pymes que vale la pena conocer bien antes de tomar una decisión.

Diferencias entre Pymes y Autónomos

Diferencias jurídicas:

Una de las consecuencias de emprender es el riesgo de generar deudas. Aunque todos esperamos poder pagarlas a tiempo es mejor prepararse para lo peor, en cuyo caso la personalidad jurídica puede ser determinante:

  • La mayoría de las pymes establecen su personalidad jurídica bajo la fórmula de la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL). Esto implica que el empresario responde de cara a terceros con el patrimonio de la empresa, por lo que en el caso de una deuda podrá proteger sus bienes.
  • Los autónomos, por el contrario, tienen responsabilidad ilimitada, por lo que tendrán que responder ante sus deudas con el patrimonio propio.

Diferencias mercantiles:

Las empresas suelen preferir establecer contratos con sociedades que con autónomos, ya que éstas están dadas de alta en el Registro Mercantil, lo que las hace más fiables y ofrece seguridad en caso de reclamaciones. De hecho, tanto en la administración como en algunas empresas privadas es común que sólo se permita establecer contratos con sociedades mercantiles.

Diferencias Fiscales:

En muchos casos la diferencia más importante está en lo fiscal, ya que pymes y autónomos tienen obligaciones y ventajas fiscales distintas, tanto en el pago de impuestos como en las deducciones:

Diferentes Impuestos:

Los autónomos deben presentar la declaración anual de la renta y la autoliquidación trimestral y anual del IVA:

  • Suelen tributar bajo el régimen de estimación directa, con el IRPF de autónomos que tiene un tipo general de 15% tras las reducciones este año.
  • El IVA establecido actualmente es de 21%, que los autónomos deben declarar sobre todas sus facturas emitidas en el modelo 303.

 

Las sociedades deben declarar el IVA, las actividades económicas y además presentar cada año una Declaración de Operación a Terceros:

  • En lugar del IRPF, las sociedades deben tributar a partir del Impuesto de Sociedades, que también ha sufrido modificaciones este año y actualmente tiene un tipo reducido de 25% para pymes.

Deducciones:

  • Los autónomos sólo pueden desgravarse el 50% de los gastos vinculados con su actividad. Además, si trabajan en casa será difícil que deduzcan los gastos por su lugar de trabajo, aunque empiezan a generarse algunos cambios en este sentido.
  • Las sociedades, en cambio, pueden desgravarse hasta un 100% de los gastos vinculados con su actividad.

 

La posibilidad de deducir gastos, por lo tanto, puede reducir significativamente la carga fiscal de las pymes.

Constituirse como sociedad es hoy más fácil que nunca y puede tener grandes ventajas, por lo que es recomendable que valores esta opción en función de los intereses y alcances de tu negocio.

¿Estás pensando en darte de alta como autónomo? ¿No sabes por dónde empezar? Te proponemos una guía para para hacerlo paso a paso y con garantías, para no saltarte ningún trámite legal o fiscal.

Darte de alta paso a paso como autónomo

Trámites obligatorios para todos los autónomos

Alta de autónomos en Hacienda.

Puedes hacerlo en cualquiera de sus oficinas o desde casa, mediante DNI electrónico o con un certificado digital que deberás adquirir previamente.

Alta censal, para pertenecer al censo de empresarios. Rellena el modelo 036 (de régimen ordinario) o 037 (versión simplificada) Datos personales y fiscales, cuál va a ser tu actividad, ubicación de tu negocio, impuestos pertinentes, etc.

Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).

  • El IAE grava el ejercicio de la actividad profesional.
  • Aunque solo se debe pagar este impuesto si se factura más de un millón de euros anuales, no estás exento de darte de alta.
  • Si en tu caso debes presentarlo, deberás rellenar el modelo 840 y 848.

Alta en la Seguridad Social

Cuentas con 30 días naturales desde el alta en Hacienda para hacer este trámite en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) o, si lo prefieres, de forma telemática.

Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

  • Rellena el modelo  TA0521 y preséntalo junto con el alta en Hacienda, tu DNI y una fotocopia de ambos.
  • Busca asesoramiento acerca de las bonificaciones a las que puedes optar
  • Libro de visitas
    • Es obligatorio que todas las empresas y autónomos lo tengan, aunque no dispongas de trabajadores a tu cargo o trabajes desde casa.
    • Deberás registrarlo en la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de tu provincia.

Otras consideraciones

  • Licencias de Apertura y Obras. Estas licencias son obligatorias si tienes intención de abrir un local para ejercer tu actividad o deseas hacer obras, construcciones, reformas o cambiar el uso del local.
  • Asociación a una mutua. Consideración a tener en cuenta, es muy importante en caso de accidente o enfermedad.
  • Personal contratado. Si vas a contratar empleados deberás inscribirte en el Sistema de la Seguridad Social con el modelo TA6.
  • Alta en colegio profesional. Trámite necesario solo en algunas actividades, que habilita a practicar una profesión legalmente y permite el acceso a un seguro de responsabilidad civil.
  • Contratación de seguros obligatorios
    • Es necesario, como mínimo, un seguro de responsabilidad civil.
    • Si se trabaja en un espacio con más personal a cargo se deberá contratar un seguro para ese local y para los empleados.

Y, por supuesto, si quieres darte de alta antes de fin de año, no te olvides de repasar bien todas las ayudas y subvenciones para emprendedores.

Te embarques en el negocio que te embarques, ahorra tiempo utilizando Sage One, el mejor aliado que te ayudará con la gestión de tu negocio.

La organización de archivos es un paso básico para el buen funcionamiento de una oficina, independientemente de su tamaño y funciones. Sin embargo, no suele ser una tarea sencilla, entre otras cosas porque los criterios para saber qué documentos deben guardarse no siempre son claros, por lo que se tiende a acumular papales innecesarios, que no hacen más que obstruir el acceso a los verdaderamente útiles.

¿Qué documentos deben estar siempre en tu oficina y por qué?

En realidad, los documentos que verdaderamente debes tener en tu oficina podrían organizarse en tres grandes archivos:

1. Contratos

En este rubro entran todos los contratos realizados por o para la empresa:

  • Contratos de los empleados
  • Contratos con proveedores o clientes
  • Alquiler del local del negocio y/o oficina
  • Suministros: luz, agua, teléfonos e Internet
  • Contratos bancarios

Son documentos legales de referencia que pueden ser útiles en cualquier momento, para aclarar dudas, resolver posibles conflictos o gestionar trámites.

2. Documentos fiscales

Es decir, todos los documentos que den cuenta de nuestras transacciones económicas:

  • Albaranes y facturas
  • Los modelos de hacienda que demuestran el registro del inicio de la actividad en la Agencia Tributaria, que son el modelo 036 o el 037
  • Los documentos de alta en la Seguridad Social
  • Libros contables
  • Cuentas anuales

Estos documentos pueden ayudar a resolver controversias con clientes, además existe la obligación legal de conservar estos documentos por las siguientes razones:

  • Hacienda establece que los documentos asociados al IVA deben guardarse por cuatro años, y los asociados al IRPF, por cinco.
  • El Código de Comercio obliga a resguardarlos por un mínimo de seis años.

Es recomendable conservar los documentos fiscales en un lugar accesible y por un tiempo prologado.

3. Escrituras

Se encuentran en este rubro:

  • Escrituras sociales
  • Estatutos
  • Modificaciones estatutarias
  • Libros de actas
  • Toda la documentación relacionada con los socios

Estos documentos constituyen los papeles de identidad de tu compañía, por lo que pueden ser de utilidad para realizar cualquier trámite o negocio.

4. Otros archivos

Una vez que los anteriores documentos estén debidamente resguardados, puedes hacer una revisión de los papales restantes en tu oficina. Algunos de ellos tendrán una fecha de expiración clara, como la correspondencia, los proyectos y los presupuestos, por lo que puedes guardarlos en un archivo temporal y deshacerte de ellos una vez vencido el plazo.

Otros, como los textos informativos, pueden requerir un archivo particular, destinado únicamente a los documentos de consulta.

Por último, recuerda que tener una versión digital de todos tus documentos importantes te permitirá despejar tu escritorio además de tener un resguardo seguro y accesible para la consulta.