¿Sabes cuándo debes conservar un albarán?

2 months ago
Cuándo tienes que conservar un albarán

¿Sabes cuándo debes conservar un albarán?

– Los autónomos y pymes conocemos nuestras obligaciones fiscales y la necesidad de conservar todo lo relacionado con la facturación.

– Pero, ¿sabes en qué casos debes conservar un albarán, qué es un albarán o qué tipos hay? Aclaramos todas tus dudas.

Cumplir con las obligaciones que nos corresponden como empresarios empieza por conocerlas. Sabemos que debemos conservar las facturas emitidas y recibidas por si surge algún error o en el caso de que Hacienda nos pida información o haga una inspección fiscal. Sin embargo, puede que no tengamos muy claro el concepto de albarán, para qué se utiliza o cuándo hay que guardarlo.
Empecemos por el principio: saber qué es un albarán y qué contenido tiene.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento mercantil que se utiliza para probar la entrega de un producto o servicio. Sirve para que el vendedor tenga por escrito constancia de la entrega al comprador.

Si se hace un solo envío, se suele mandar la factura directamente. Sin embargo, cuando se hacen muchos envíos en un mes, por ejemplo, se acompaña cada uno de ellos del correspondiente albarán y al final del mes se manda la correspondiente factura en base a los albaranes.

El albarán es importante para el comprador, el vendedor y para la empresa que realiza el transporte y hace la entrega.

Un albarán no es un documento obligatorio (al contrario de lo que ocurre con las facturas), ni sustituye a una factura, ni tiene efectos fiscales, simplemente prueba la entrega del producto o servicio.

¿Qué contenido tiene un albarán?

Para que el albarán sea válido como prueba de entrega, debe tener unos elementos básicos en su contenido. Son los siguientes:

– Lugar y fecha de emisión.
– Datos del comprador y del vendedor (nombre y apellidos, o razón social, dirección, teléfono, etc.).
– Número o código del albarán.
– Lugar y fecha de la entrega del producto o servicio.
– Firma y sello de la persona o empresa que recibe el producto o servicio.
– Descripción del producto o servicio que se entrega.

La diferencia fundamental respecto a una factura es que en esta se incluye el precio y en el albarán no es obligatorio, aunque se puede incluir dependiendo del tipo de albarán, tal y como veremos a continuación.

¿Qué tipos de albaranes existen?

Es posible distinguir diversos tipos de albaranes, que son los siguientes:

El albarán valorado. Es el que incluye el precio del producto o productos y no lleva adjunta la factura.

El albarán no valorado. En este caso sí lleva adjunta la factura, por lo que el albarán contiene datos genéricos del envío y de la recepción, tal y como hemos visto, pero no el precio de los productos.

Puede ocurrir que envíen un producto a tu empresa, lo recibas, firmes el albarán y al abrir el paquete, el producto esté en mal estado o tenga defectos. En este caso, es importante conservar el albarán y la factura como pruebas, y hay que ver si el defecto se debe al transporte o al producto en sí.

Lo más aconsejable es que compruebes el estado del producto antes de firmar la entrega en el albarán. En el caso de que no lo hagas y detectes algún problema, actúa cuanto antes y reclama al vendedor para que lo solucione. Para poder completar las pruebas sobre el defecto o mal estado del producto, haz fotos del mismo y conserva el folleto que lo describa o la descripción que aparezca en internet si lo compraste o viste online.

¿Cuándo es importante conservar un albarán?

Conservar la documentación relativa a una transacción es importante siempre; en el caso del albarán es fundamental en varios supuestos:

– Cuando la factura simplemente se refiere al albarán, sin detallar los datos de la transacción. En este caso, como existe la obligación de conservar la factura y el albarán es parte de la misma, se deberán conservar ambos de cara a Hacienda.

– Cuando se realizan varias transacciones con un mismo proveedor por las que se envían albaranes y al final se envía una factura.

– Cuando se comprueba que hay un desperfecto en el producto.

La conservación de los albaranes, además, es importante porque:

– La firma del albarán prueba la recepción de la mercancía.

– El plazo de pago comienza a contar desde la recepción de la mercancía, no desde la recepción de la factura. Este dato es importante, porque la ley de morosidad cuenta el plazo de pago desde que se recibe la mercancía, no desde la fecha que aparece en la factura o desde que se recibe esta.

Por lo tanto, como norma general, es importante que conserves todos los documentos relativos a la facturación y los albaranes son uno de ellos.

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