¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas y por qué?

En este artículo aprenderás a organizar bien tus facturas durante todo el tiempo que sea necesario.

• La normativa mercantil reclama conservar las facturas al menos por seis años.
• Diferentes normas fiscales pueden exigir que conservemos las facturas por más tiempo.

Si emites facturas y albaranes, con frecuencia puedes sentir la tentación de limpiar la oficina. Es ese primer impulso mecánico y no suficientemente meditado de tirar a la basura todos los documentos que parecen innecesarios.

Sin embargo, una fuerza te detiene: la incertidumbre. El sentido común te indica que no es buena idea deshacerse de algunos documentos, como las facturas. Entender por qué y por cuánto tiempo debes hacerlo, puede evitar problemas en el futuro.

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¿Por qué debemos conservarlas?

Las facturas son un documento legal que, como mínimo, registra tres aspectos:

• Que has realizado un trabajo.
• Que has cobrado por él (o al menos, tenías derecho a hacerlo).
• El IVA y las retenciones que se derivaron de tus ingresos.

El motivo más evidente para conservarlas es la resolución de posibles conflictos, como un malentendido con un cliente. Tener la factura a mano permitirá probar que has cumplido tu parte. Si este fuera el único fin, lo razonable sería guardar las facturas lo suficiente para zanjar reclamaciones. Incluso podrías confiar en tus dotes de negociación y eliminar el documento.

Mejor no hacerlo. Los autónomos están obligados a conservar sus documentos por dos motivos importantes:

1. El Código de Comercio establece que debes conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio, debidamente ordenados, durante seis años.

2. Las normas fiscales obligan a expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos. También, conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.

Además, para saber hasta qué día hay que conservarlas, deberás acudir a la normativa de cada tributo. Allí verás cuándo se empieza a contar el plazo de prescripción y cuánto dura. Veamos lo que dicen las leyes fiscales más importantes al respecto.

Guardar facturas en el IVA

En principio, la normativa del IVA exige que las facturas se conserven hasta la prescripción del impuesto, que es de cuatro años. Esta obligación afecta a las recibidas, los justificantes contables y las copias de las expedidas.

Antes, se consideraba que el plazo comenzaba cuando se presentaba el modelo 390 (la declaración resumen anual). Esto nos llevaba hasta el mes de enero del año siguiente a la realización de las operaciones.

En 2016, el criterio del Tribunal Económico Administrativo Central cambió. En 2020, la jurisprudencia del Tribunal Supremo disipó las dudas sobre cuándo empieza a contarse el plazo.

Este cambio se basa en que el modelo 390 no tiene carácter liquidatorio y, desde hace años, los modelos 303 no deben acompañarse de él. Por tanto, su presentación no interrumpe la prescripción. En definitiva, el plazo de cuatro años de prescripción del IVA (y conservación de facturas) comienza desde la presentación del modelo 303.

Además, hay algunas normas especiales:

• Si las facturas documentan un IVA deducible sometido a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente y los cuatro años siguientes.
• En el régimen especial de oro de inversión, el período de conservación de facturas asciende a cinco años.

Las facturas impagadas y la prescripción del IVA

En los últimos tiempos se está planteando si la directiva comunitaria del IVA influye en el momento de comienzo del cómputo del plazo de prescripción. La cuestión es que el IVA puede que esté sujeto a devolución de cuotas por reducción de la base imponible. En particular, interesa saber hasta qué tiempo puede pedirse en caso de que una factura haya resultado impagada.

Al respecto, hay un asunto que está siendo juzgado por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (asunto C‑314/22). Tendremos que esperar a conocer qué resuelve el tribunal. Por el momento, el pasado mes de septiembre de 2023, la abogada general ha planteado su posición. Al no establecerse en la normativa nacional una fecha para el comienzo del plazo, esta solo puede comenzar cuando haya una probabilidad rayana con la seguridad de que el crédito será incobrable.

Si esta posición acaba asentándose podría tener consecuencias en España. Ese momento en el que casi se tiene certeza de que el crédito será incobrable sería el del inicio del cómputo de los cuatro años. Por tanto, deberías conservar todo ese tiempo las facturas, hasta que haya prescrito el derecho a solicitar la modificación de la base imponible. 

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Guardar facturas en el IRPF

En el IRPF hay que conservar los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones. Entre esta documentación se encuentran las facturas. El plazo de conservación es el de prescripción de cuatro años. Como la declaración se presenta al año siguiente, eso nos llevará en muchos casos a más de cinco años.

Como la declaración de la Renta se presenta al año siguiente de las operaciones, el IRPF suele requerir que, al menos, guardemos cinco años las facturas.

Estos documentos son, además, básicos para calcular los rendimientos de actividades económicas por estimación directa. En el caso de la estimación objetiva, se exige conservar numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas emitidas y los justificantes documentales de otro tipo recibidos.

Guardar facturas en el Impuesto sobre Sociedades

La singularidad más importante es la posible presencia de bases imponibles negativas. En ese caso debes recordar que la Administración tiene derecho a comprobar las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación durante 10 años. El plazo comienza desde que terminó el de presentación del modelo 200 que generó tal derecho.

¿Por cuánto tiempo?

Como ves, la razón por la que te obligan a conservar estos documentos es clara. En una posible inspección o conflicto legal, debes contar con la documentación requerida. Así probarás la transparencia de las transacciones y aclararás posibles errores.

En definitiva, teniendo en cuenta los plazos establecidos por las normas, lo conveniente será guardar las facturas por:

• 6 años cuando den cuenta de una transacción mercantil.
• 5 años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.
• 10 años cuando tributamos en sociedades y hemos tenido alguna base imponible negativa.

La única respuesta ante la inevitable necesidad de conservar los documentos, es la organización. Un buen consejo es distinguir las facturas de los albaranes que no necesariamente deben conservarse. 

Finalmente, otra buena recomendación es contar con soluciones informáticas que, como Sage 50, saben sacar el máximo rendimiento a los datos de facturación. Así, toda la organización estará comprometida en el buen uso y conservación de las facturas.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.