Cómo olvidar las hojas de excel en tu contabilidad

4 years ago
Olvídate de las hojas de Excel con software de contabilidad online

Excel es una herramienta útil, que transformó hace unas décadas el trabajo de los contables y puso la contabilidad al alcance de quienes no tenían formación en la materia, permitiéndoles sistematizar sus datos y hacer cuentas de forma ordenada. Sin embargo, en los últimos años esta herramienta se ha quedado atrás ante el surgimiento de nuevos software de contabilidad online que hacen la labor mucho más sencilla, eficiente y segura.

Olvídate de las hojas de Excel con software de contabilidad online

Si eres de los que se resisten a abandonar Excel, te damos las razones fundamentales sobre porqué la contabilidad de una empresa requiere más que una hoja de cálculo:

Problemas comunes de la contabilidad con Excel:

  1. Relación de datos: la información en hojas de Excel está segmentada y el programa no dispone de mecanismos dinámicos, ni automáticos, que nos permita relacionarla entre sí, o con las diferentes transacciones y procesos necesarios (impuestos, pagos pendientes, emisión de facturas, etc.).
  2. El volumen de información: si bien las hojas de Excel pueden alcanzar longitudes impensables, las herramientas de búsqueda no son óptimas, por lo que encontrar el dato que necesitamos suele ser una tarea minuciosa.
  3. Acceso a datos históricos: el uso de Excel obliga a generar un número importante de archivos y no siempre es fácil recordar en cuál guardamos el dato que necesitamos.
  4. Actualización de datos: las operaciones de contabilidad suelen requerir información actualizada, como el precio de una divisa, y Excel no cuenta con las funciones necesarias para buscar y aplicar valores automáticamente.
  5. Seguridad: la contabilidad en hojas de Excel implica un nivel de gestión manual muy importante, con alto nivel de inseguridad de integridad de datos y archivos.

La información en Excel es muy fácil de compartir en su integridad, sus copias de seguridad deberán ser tratadas con un procedimiento muy severo para evitar copiar errores sobre hojas correctas y perder la original, dependen en alta medida de la persona que es responsable de realizar las copias, etc.

  1. Generación y almacenamiento de modelos de documentos emitidos: con los programas de contabilidad online documentos como las facturas son generados con los formatos de la compañía de forma automática y completamente enlazados con el resto de la contabilidad de la compañía. Quedando automáticamente archivados y emitidos además en su forma documental. Esta eficacia no existe con Excel.

Nuevas opciones:

Actualmente existe un gran número de programas de contabilidad online que, a diferencia de Excel, están diseñados específicamente para satisfacer las necesidades creadas por la contabilidad de una empresa, por lo que cuentan con funcionalidades que simplificarán este trabajo:

  1. Te facilitarán tener una visión global sobre tu negocio ya que
  • son una base de datos que almacenará tu información en un mismo sitio y cuenta con herramientas de búsqueda sencillas y
  • tienen la capacidad de integrar información, es decir que pueden poner en relación datos de diferentes áreas de gestión y generados en momentos distintos.
  1. Te permitirán controlar tu negocio en tiempo real, ya que actualizan automáticamente los datos necesarios para la toma de decisiones, como los precios en el mercado o el valor de las divisas.
  2. Pueden resguardar tu contabilidad en la nube, lo que te permitirá acceder a ella desde cualquier equipo.
  3. Te facilitarán los trámites ya que,
  • pueden obtener las versiones actualizadas de los modelos de hacienda necesarios para tus declaraciones,
  • te permiten gestionar facturas online,
  • tienen la capacidad de generar automáticamente informes y estadísticas sobre tu negocio.

Los software de contabilidad online tienen todas las herramientas necesarias para sustituir a Excel y ponen a tu alcance otras, cuya existencia quizá no imaginas, que harán tu trabajo más eficiente, sencillo y preciso. Una vez que los conozcas no te será difícil olvidarte de las hojas de cálculo.

Posts recientes

Sobre Contabilidad y Facturación

Contabilidad y Facturación es la solución online, sencilla y sin límites que se adapta a las necesidades de autónomos, emprendedores y pequeñas empresas.

Categorías