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¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas y por qué?

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Quienes emitimos facturas y albaranes frecuentemente nos vemos seducidos por la tentación de limpiar la oficina y tirar a la basura todos los documentos que parecen innecesarios. Sin embargo, una fuerza nos detiene: la incertidumbre. El sentido común nos indica que no es buena idea deshacerse de algunos documentos, como las facturas, pero entender por qué y por cuánto tiempo debemos hacerlo, puede evitarnos problemas en el futuro.

¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas y por qué?

¿Por qué debemos conservarlas?

Las facturas son un documento legal que avala tres cosas:

  • Que hemos realizado un trabajo,
  • que hemos cobrado por él y
  • el IVA e IRPF que se derivaron de nuestros ingresos,

El motivo más evidente para conservarlas es que ante el posible conflicto, como un malentendido con un cliente; tener la factura a mano nos permitirá probar que hemos cumplido con nuestra parte.

Si este fuera el único fin, lo razonable sería guardar las facturas por un tiempo suficiente para que no pudieran existir reclamaciones o incluso podríamos confiar en nuestras dotes de negociación y eliminar el documento.

Mejor no hacerlo, porque los autónomos están obligados a conservar sus documentos por dos motivos de fuerza mayor:

  1. Hacienda, que establece que todos los contribuyentes deben resguardar sus documentos fiscales hasta su prescripción, que será:
    • A los 4 años para documentos asociados al IVA
    • A los 5 años para documentos asociados al IRPF
  2. El Código de Comercio, que establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe resguardarse por seis años.

La razón por la que estas instituciones nos obligan a conservar estos documentos es clara: en el supuesto de que se necesite realizar una inspección o resolver un conflicto legal,  el empresario o autónomo debe tener a la mano la documentación requerida para probar la transparencia de sus transacciones o para aclarar posibles errores.

¿Por cuánto tiempo?

Teniendo en cuenta los plazos establecidos por las instituciones, lo conveniente será guardar las facturas

– por 6 años cuando den cuenta de una transacción comercial y

– por 5 años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF

La única respuesta ante la inevitable necesidad de conservar los documentos es la organización. Un buen consejo es distinguir las facturas de los albaranes que, como hemos explicado  , no necesariamente deben conservarse. Además, actualmente puedes ahorrar tinta, papel y espacio utilizando facturas online, que te será muy fácil gestionar usando un programa de facturación, que se encargará de generarlas y de conservarlas a salvo del basurero.

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